設備保全管理システムは、効率化と品質向上を実現するための統合ツール

1. 設備保全情報の一元管理と情報共有の円滑化

「いつ、どこで、誰が、どのような点検・修理を行ったか」。これらの保全情報は、過去のデータとしてだけでなく、将来の保全計画を立てる上でも重要な資産となります。設備保全管理システムを導入すると、全ての情報をクラウド上で一元管理することで過去の作業履歴を瞬時に検索・参照できるようになるため、過去の対応を参考にしながら的確な修理判断を下せるようになることや、作業内容が属人的になることを防ぐなどの効果があり、作業品質が向上します。

さらに、会社と現場でインターネットを通じてリアルタイムに情報共有し、関係者間で様々な情報をスムーズに伝達できるようになります。

2. 保全スケジュールの自動作成

保全計画の策定は、多くの時間と手間を要する作業です。設備保全管理システムの中には、点検周期や耐用年数に応じて保全スケジュールを自動で作成してくれる機能を備えたものがあります。

保全スケジュールの自動作成機能は、各設備の「いつ」「何をすべきか」と「それにかかる作業時間」、現場で作業できる「作業員の人数」「それぞれの作業員のスキルや資格」「作業員の勤務可能な時間や休日」などの情報をもとに、「この期間内に完了させるべき保全作業」と「利用可能な作業員」を最も効率的に組み合わせ、「誰に」「いつ」「どの作業を」割り当てるかという実行可能なスケジュール案を自動で決定し、表示します。この機能を使えば、担当者の負担を大幅に軽減し、抜け漏れの無い保全計画を短時間で作ることができます。

３.備品・部品の効率的な管理

保全作業に必要な備品・部品の在庫をシステム上で一元的に管理するため、保全作業が完了すると、使用した備品・部品が自動的に在庫から引かれ、リアルタイムで正確な在庫状況を把握できるようになります。

在庫数が発注点を下回ると、システムが自動でアラートを出し、必要なタイミングで発注を促します。これにより、備品・部品の在庫切れによる作業の延期を防ぎ、同時に過剰な在庫によるコストの無駄も削減します。

４. 進捗・作業報告の簡易化とテンプレート入力

現場での作業が完了した後の報告書の作成は、作業担当者にとって大きな負担だと言えます。設備保全管理システムでは、スマートフォンやタブレットから、作業内容、設備の状況や写真、進捗状況や完了報告などをテンプレートに入力するだけで簡単に報告書を作成できます。

作成された報告書は自動でシステムに登録され、関係者間で共有することができます。手動での入力やメール送信の手間が省けるため、より本来の業務に集中できるようになります。また、会社に戻らずに報告書を提出できるので移動時間の短縮にもつながります。

５. IoT機器との連携による予知保全へのシフト

最近は、IoT機器の普及により設備の状態を常時監視することが容易になりました。設備保全管理システムをIoT機器と連携させると、IoT機器から送られてくる設備の稼働状況、温度、振動などのデータを自動で取り込み、予め設定しておいた状況への変化を検知した際にアラートを出すことができるようになります。 このように、故障が発生してから対応する「事後保全」から、温度変化や振動の発生などの故障の兆候を捉えて事前に対応する「予知保全」へとシフトできるのがIoT機器との連携の大きなメリットです。予期せぬ設備の停止を最小限に抑え、生産性維持に貢献します。

６.選定時のポイント

はじめに、解決したい課題を明確にしてみましょう。「紙や表計算ソフトでの管理が大変」「過去の修理内容が分からず原因究明に時間がかかる」「部品・備品の在庫が足りず急な作業中止が発生する」など、自社の保全業務における具体的な課題を洗い出しましょう。その課題を解決できる機能が搭載されているシステムをまず候補に入れます。

次に、どんなに多機能であっても、現場の作業担当者が使いこなせなければ意味が無いので、スマートフォンやタブレットに対応しているか、直感的に操作できるデザインかなど、実際に使う担当者の視点で使いやすさを確認しましょう。デモ版や試用期間があれば活用して試してみることをお勧めします。

試用中には、問い合わせ対応や操作マニュアルが充実しているか確認しましょう。導入後はシステムの操作方法やトラブル対応などでベンダーのサポートが必要になることがあるので、対応のレスポンスなどが重要となります。

また、自社と似た業種や規模の企業での導入実績があるかどうかも、重要な判断材料になるので確認しましょう。

まとめ

設備保全管理システムは、単に設備保全の業務を効率化するだけでなく、蓄積されたデータを活用して企業の資産である設備を最適な状態に保つことで競争力を高めるための重要なツールです。アナログな手法から脱却し、デジタル化を進めることで、ビジネスのさらなる成長を後押しします。

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